Mail Merge Nedir?
Mail merge, bir veri kaynağından (genellikle bir Excel dosyası) alınan bilgileri kullanarak toplu olarak kişiselleştirilmiş belgeler oluşturmayı sağlar. Bu belgeler, mektuplar, e-postalar, etiketler veya davetiyeler gibi çeşitli formlarda olabilir.
Ne İşimize Yarar?
- Zaman Tasarrufu: Birçok alıcıya aynı içerikte kişiselleştirilmiş belgeler göndermeyi hızlı ve kolay hale getirir.
- Kişiselleştirme: Her alıcının ismi veya diğer bilgileri gibi özel verileri ekleyerek iletişimi daha etkili hale getirir.
- Verimlilik: Tek tek belgeleri oluşturmak yerine, aynı anda birçok kişiye ulaşmanıza olanak tanır.
Neleri Kolaylaştırır?
- Toplu İletişim: Müşteri iletişimi, etkinlik davetleri veya bilgilendirme e-postaları gibi durumlarda toplu mail gönderimini kolaylaştırır.
- Hata Azaltma: Veritabanından otomatik veri çekimi sayesinde, manuel hataları minimize eder.
- Hızlı Güncelleme: Veri kaynağındaki bilgileri güncelleyerek, tüm belgeleri otomatik olarak güncel tutar.
Toplu mail gönderebilmek için bilgisayarınızda Outlook’un yüklü ve mail hesabınızın açık olması gerekiyor.
İlk olarak, boş bir Excel dosyası açıyoruz. Göndereceğimiz maile eklemek istediğimiz anahtar kısımları ve bilgileri resimdeki gibi doldurup tabloyu oluşturuyoruz.
Sonra boş bir Word belgesi açıyoruz ve resimdeki gibi bir şablon oluşturuyoruz. Göndereceğiniz içerikleri kendinize göre düzenleyebilirsiniz. <Etkinlik_Adı> şeklindeki yerleri ise ilerideki resimlerde açıklayacağım. Ardından ‘Posta Gönderileri‘ sekmesinden ‘Alıcıları Seç’ ve ‘Varolan Listeyi Kullan…‘ seçeneklerini tıklıyoruz.
Buradan ilk başta oluşturmuş olduğumuz Excel dosyasını açıyoruz.
Karşımıza çıkan pencerede ‘Tamam‘ butonuna tıklayarak ilerliyoruz.
Evet, ‘Birleştirme Alanı Ekle’ kısmına baktığımızda, Excel dosyasını içeri aktardığımız için oradaki anahtar başlıklar buraya getirilmiş durumda. Oluşturduğunuz şablondaki istediğiniz yerlere eklemek istediğiniz anahtar kelimeleri seçerek ekleme veya çıkarma yapabilirsiniz.
Kırmızı ile işaretlediğim alanlar anahtar kelimelerdir; bu alanlara Excel dosyasından otomatik olarak isimler çekilecektir.
Sonuçların Önizlemesi sekmesinden verilerin doğru bir şekilde çekilip çekilmediğini kontrol ediyoruz.
Evet, kontrollerimizi yaptık; şimdi E-posta göndermeye geçiyoruz. ‘Bitir ve Birleştir‘ sekmesinden ‘E-posta İletileri Gönder...’ seçeneğine tıklıyoruz.
Karşımıza çıkan ‘E-postayla Birleştir‘ penceresinde şu adımları takip ediyoruz:
- Kime: Alıcıları ekleyin.
- E-posta Konu Satırı: Göndereceğiniz mailin konusunu yazın.
- Posta Biçimi: ‘Düz Metin’ seçeneğini tercih edin.
Ardından ‘Kayıtları Gönder‘ kısmından ‘Tümü’ veya belirli kişileri seçip, ‘Tamam‘ butonuna basıyoruz.
Karşımıza çıkan pencerede Microsoft Outlook, güvenlik amaçlı bir uyarı veriyor. Burada çıkan uyarılara ‘İzin Ver‘ diyoruz. İsterseniz, belirli bir süre boyunca bu uyarıları sormamasını da seçebilirsiniz.
Evet, mail gönderme işlemi bittikten sonra, gelen kutusunu kontrol ettiğimizde mail gönderiminin başarılı olduğunu görüyoruz.
